每个业主都应该保留的14个关键操作文件

正确的文件维护是房地产的必要条件，尤其是如果您希望保护自己和您的物业管理业务。细致而全面的文档使物业经理可以一目了然地访问重要信息，防止错误甚至发现潜在的机会。但是，他们可能不确定哪些文书工作对其运营最有利或最必要。

下面，福布斯房地产委员会的14 位成员讨论了最重要的物业管理运营文件。如果您管理一处或多处房产，请确保手头始终有这些重要清单、记录和协议的副本和备份。

1. 尽职调查

随着越来越多的资产被收购，所有者应该从他们过去的错误或疏忽中吸取教训。将这些经验教训应用到一份全面且不断发展的尽职调查文件中，有助于确保不会犯两次相同的错误。-BJ特纳，邓莱尔

2. 独家

由于它与零售物业有关，如果房东为任何租户提供了独家优惠，那么在一个地方拥有一份详细说明所有独家语言的文件非常重要。我们甚至让房东将该文件作为展品放入租约中，因此对于允许和不允许使用的内容完全透明。-Carrie Bobb,Carrie Bobb & Co

3. 租赁附录

物业租赁和附录维护是成功的关键。特别是，指定付款选项的预期可确保按月及时交付租金。租约的这一部分或专门的附录应包括具有不同付款方式的潜在节省的详细信息以及对不遵守规定的处罚。清晰的前期沟通至关重要。-Ellen Calmas，邻里付费服务/NPS 租金保证

4.票据和抵押

我们从私人投资者那里筹集了大量资金来进行我们的翻新项目，因此拥有票据和抵押文件为我节省了大量的文书工作成本。此外，它让我能够快速行动，让我的投资者的钱发挥作用。几年前我的律师为我起草了这些，我现在已经使用了数百次!-比尔艾伦，7 人偶翻转

5. 租赁

太多的物业经理会在网上找到租约，认为可以为他们的租户使用并收工。我不能强烈地阻止这一点。您的租约不是一种形式;这是必不可少的保障。聘请一位了解您所在城市和州的相关法律的律师来制定您的租约。一开始可能会更贵，但它可以防止以后出现很多问题。-Ken McElroy，MC 公司

6. 公司治理记录

可能没有一个“最重要”的文件。贷款文件、租户租约、保险单、主要供应商合同、服务协议、财务和税务记录对于资产所有权和运营都至关重要。公司治理记录也很重要。-Anne Keshen，RMT 资本管理

7. 物业改善清单

一份包含日期、供应商名称和成本的详细物业改进清单对任何房地产投资者来说都是必不可少的。这有助于安排未来的改进并在出售时证明财产估值的合理性。还有，不要用纸!拥有一个云解决方案，例如 Google Docs 或类似的东西，您可以从任何地方访问和修改它，始终备份并且不会丢失。-梅根·米科，指南针

8. 居民问题日志

我们保留所有居民问题的副本，包括争议的解决。这确保了我们有一个完整的记录以备将来参考。-Mark Tiefel，Capital Equity Group, Inc.

9. 损益

P&L 是盈亏的缩写，是最重要的文件。损益表是衡量物业健康状况的指标。它告诉您发生了哪些费用以及在给定时间范围内收集了多少收入。该文件可作为对房产的生命体征检查，以便您及时解决问题。-Pam Scamardo,TPK Properties LLC

10. 有限责任公司注册

作为房地产投资者，减轻您承担潜在责任的风险至关重要。持有有限责任公司的所有权可以帮助为所有者提供额外级别的资产保护并保护他们的个人资产。向您的房地产经纪人咨询注册会计师或律师的建议，以帮助您驾驭这些水域。-塔拉·霍奇基斯，指南针

11. 维护呼叫和工单

准确记录请求维护呼叫的时间、请求内容以及响应时间，然后证明它已完成并记录在案。应记录整个时间表，包括照片和与租户的所有沟通，这有助于说明完成时间表为何合理。-Ari Rastegar,Rastegar Property Company

12. 可信供应商列表

受信任的供应商和备份清单是关键——电话号码、地址、通信、合同和与物业供应商历史相关的先前文件。为什么这个这么重要?当水管破裂、暴风雨后屋顶漏水或啮齿动物占据租户空间时，您不想笨手笨脚地拨打电话号码。-Charles Argianas,Argianas & Associates, Inc.

13. 商业建筑系统记录

在 HVAC 和其他商业建筑系统上保持良好的记录至关重要。许多设备制造商的保修依赖于细致的记录和定期详细的维护报告。此外，如果设备没有得到适当的维护以及适当的文件来证明，许多商业租赁会将与建筑系统相关的责任从租户转移到房东。-乔纳森·凯瑟，凯瑟

14. 业务连续性计划

Covid 教会了我们业务连续性计划 (BCP) 的价值以及保持更新的必要性。这些运营应急计划可防止未来出现问题和诉讼，同时在不确定时期保持实体和财务稳定。BCP 应该超越简单的伤亡和不可预见的情况。资产的良好 BCP 应包括经济下行周期中的策略。-Jacob Bates，CommonGrounds Workplace